Birdie consulting est une société de conseils aux entreprises. Elle vous accompagne tout au long de votre contrôle URSSAF.

Nous avons réalisé en juin 2023 cette rencontre entre Antoine DEVRESSE, co-fondateur de Birdie Consulting et ancien inspecteur de l’Urssaf, et Antoine CHENG, directeur général de Portify. Le thème de cet échange portait sur les notes de frais en portage salarial et le contrôle Urssaf.

Antoine Cheng : Bonjour, aujourd’hui nous avons le plaisir de recevoir Antoine Devresse, de la société Birdie Consulting. Bonjour Antoine !

Antoine Devresse : Bonjour !

Antoine Cheng : Est-ce que vous pouvez vous présenter, qui êtes-vous et qui est Birdie Consulting ?

Antoine Devresse : Donc je suis Antoine Devresse, j’ai été inspecteur à l’URSSAF Île-de-France de 2003 à 2009. Ensuite j’ai été embauché dans un cabinet de conseil pour justement faire valoir tout cette expérience en tant qu’inspecteur. Et puis en 2017, j’ai co-fondé ma structure Birdie Consulting, qui est un organisme de formation avec Alexandre et Louise, ma sœur, on travaille tous les trois. Et on propose notamment des missions de conseil et des missions de formations de préparation au contrôle URSSAF.

Antoine Cheng : D’accord, donc on peut dire que tout ce qui concerne l’activité contrôle de l’URSSAF, vous maîtrisez ?

Antoine Devresse : [rire] C’est un peu mon métier en effet.

Antoine Cheng : Merci d’avoir accepté notre invitation. Aujourd’hui on a comme thème tout ce qui concerne les notes de frais et le contrôle URSSAF pour nos salariés indépendants en portage salarial. Nous avons un certain nombre de questions que nous avons recueilli auprès de nos salariés.

L’un des sujets le plus récurrent concerne les notes de frais. Donc je pense qu’en tant qu’ancien contrôleur URSSAF, c’est un sujet qui vous parle.

Antoine Devresse : Tout à fait, c’est vrai que c’est un sujet de prédilection des URSSAF, les frais dans le portage salarial. Pour une raison simple, c’est qu’au même titre que dans les ESN, en fait l’URSSAF considère que pour une mission qui dure plus de trois mois, et bien au bout de trois mois, le lieu habituel de travail devient le client de votre salarié porté. Donc à ce moment-là, il n’est plus en situation de déplacement étant donné que c’est son lieu habituel de travail. Et donc vous ne pouvez plus rembourser de frais, notamment l’indemnité de 20€ et quelques par jour pour le repas du midi, et bien vous ne pouvez plus, parce que l’URSSAF considère que le salarié n’est pas en situation de déplacement. Seul le ticket restaurant ou l’accès à la cantine, par exemple, du client est possible. Vous ne pouvez plus lui donner l’indemnité forfaitaire de 20€.

Antoine Cheng : Et bien ça c’est très, très, intéressant. Alors, on a un certain nombre de question posées par nos salariés. Justement, est-ce que en tant que consultant en portage, je peux faire tout type d’achats, je peux acheter ce que je veux ?

Antoine Devresse : Et bien justement, non. Même si c’est un cadre particulier, le salarié porté, il reste salarié. Avec la législation sur les frais professionnels. On a parlé des repas, mais sur les autres sujets, les outils liés aux nouvelles technologies, les téléphones portables, les ordinateurs portables, les écrans, enfin tout ce qu’on veut. Il y a des limites prévues par les textes. C’est important aussi de savoir que ça reste la propriété de l’entreprise, si c’est l’entreprise qui les a achetés et bien, ça reste à l’entreprise. Elle les alloue aux salariés portés pour leur travail, mais s’ils devaient quitter l’entreprise par exemple et bien, ils sont censés rendre le matériel notamment.

Antoine Cheng : Très bien. Donc ça veut dire qu’un salarié n’a pas le droit d’acheter plusieurs téléphones dans l’année par exemple ?

Antoine Devresse : Non parce qu’effectivement, pour les téléphones, il y a une législation particulière sur le calcul d’un avantage en nature, lié à l’utilisation de ce téléphone. L’URSSAF considérera à un moment donné qu’il s’agit de prise en charge de dépenses personnelles, et donc il faudra payer des cotisations dessus, plus qu’un outil utile dans le cadre de son activité.

Antoine Cheng : Très bien. Et une question récurrente également : j’ai besoin d’acheter un écran pour pouvoir travailler, est-ce qu’il y a des plafonds, est-ce que j’ai le droit d’acheter un écran par exemple à 5 000€ ?

Antoine Devresse : Et bien là c’est pareil. L’URSSAF va considérer à un moment donné que ça peut être somptuaire, c’est pareil pour les repas, c’est pareil pour pleins de sujets, si c’est utile vraiment dans l’activité, pourquoi pas, si l’inspecteur a l’impression que ça va au-delà et que c’est vraiment une forme de rémunération déguisée, ce sera soumis à cotisation.

Antoine Cheng : D’accord. Une fois que j’ai fait cet achat qui rentre dans le cadre de mon activité, est-ce que je dois produire des justificatifs ?

Antoine Devresse : Alors, bien sûr. Tout à l’heure on parlait par exemple de l’indemnité de 20€ pour le repas du midi, il y a quelques sujets où l’URSSAF accepte les forfaits. Et encore il faut pouvoir les justifier par la réalité de l’activité, mais pour tous les autres sujets, il faut des justificatifs, vous ne pouvez pas dire à l’URSSAF : « Bah, tiens, c’était un écran », non, il faut la facture de l’achat de l’écran. L’inspecteur en cas de contrôle fonctionne sur des justificatifs, sur des notes de frais, sur la comptabilité, donc il va vouloir des justificatifs.

Antoine Cheng : Très bien. Un autre sujet récurrent, de nos salariés en portage, cela concerne les frais kilométriques, les indemnités kilométriques, et notamment en Île-de-France, qui est un cas particulier par rapport à la province. Quelle est votre vision ?

Antoine Devresse : Et bien sur les indemnités kilométriques, c’est un peu ce qu’on disait tout à l’heure pour les repas, pendant les trois premiers mois de la mission, l’URSSAF considère que le salarié est en situation de déplacement, donc l’indemnité kilométrique, pourquoi pas. Encore que, en région parisienne, l’URSSAF vous dit qu’il y a des transports en commun. Donc il faut pouvoir prouver que c’est très incommode d’être obligé d’utiliser son véhicule personnel plutôt que de se faire rembourser les indemnités kilométriques. Donc là-dessus il faut être vigilant. Est-ce que vraiment l’utilisation du transport en commun n’est pas possible ? Et au-delà des trois mois, comme l’URSSAF considère que le client est le lieu habituel de travail, et bien, vous n’êtes plus en situation de déplacement, donc l’utilisation des indemnités kilométriques est encore moins tolérée par l’URSSAF.

Antoine Cheng : Concernant les indemnités kilométriques en région Île-de-France, vous avez évoqué, si c’est justifié.

Antoine Devresse : Pour l’indemnité kilométrique, j’utilise mon véhicule personnel donc je peux me faire rembourser des indemnités kilométriques, seulement s’il n’y a pas de transport. S’il y a un transport en commun chez le client et à l’adresse du salarié, l’URSSAF ne le tolérera pas. D’autant plus que l’indemnité kilométrique c’est une des façons qui peut être un peu détournée, déguisée, pour donner du net à un salarié. Donc l’URSSAF est très attentive à produire des états détaillés avec une carte grise et l’état des déplacements, et également si ce n’est pas par convenance personnelle que le salarié utilise son véhicule personnel.

Antoine Cheng : Quelque part en Île-de-France ça veut dire que c’est très compliqué de pouvoir utiliser son véhicule personnel ? Sauf je pense dans des cas particuliers, si on est en décalage horaire, qui fait que le soir par exemple ça ne me permet pas de regagner mon domicile ou un démarrage très tôt le matin, ceci pourrait être justifié éventuellement ?

Antoine Devresse : Exactement. S’il n’y a pas de transports en commun au moment où vous commencez le travail, là, effectivement. Dans le portage salarial, c’est quand même assez compliqué puisque c’est plutôt des métiers quand même de bureau, donc les horaires sont décalés, c’est quand même moins courant. Donc il faut être très, très vigilant sur les indemnités kilométriques.

Antoine Cheng : Très bien, ça c’est un très, très bon conseil pour nos salariés. On voit de plus en plus de société de portage qui propose des notions de forfait, de note de frais mensuelle. Typiquement, ils proposent à certains indépendant de venir chez eux, et qu’ils ont le droit à une enveloppe de 700€ mensuelle tout compris. Quelle est votre position, votre regard, là-dessus ?

Antoine Devresse : C’est exactement ce qu’on a dit depuis le début, c’est que non, il faut des justificatifs. C’est possible d’avoir des frais professionnels dans le cadre de son activité, encore faut-il les justifier. Donc non, le forfait de frais professionnels sera systématiquement redressé par l’inspecteur. Donc les 700€ seront requalifiés en salaire et donc soumis à cotisation.

Antoine Cheng : Antoine, on voit de plus en plus le développement de société de portage salarial basées à l’étranger. Donc qui proposent des rémunérations largement supérieur à un salarié français. Ces sociétés sont souvent basées à Londres, en Suisse, à Dublin, entre autres. Et l’année dernière, l’une de ces sociétés a été jugée illégale. Avec comme montage de l’évasion fiscale mais également l’URSSAF. Quel est votre regard sur ce type de montage ?

Antoine Devresse : Alors c’est évident que si le salarié est parti prenant dans une fraude pour essayer d’éluder des cotisations, le risque il sera pour cette personne-là aussi qui sera considérée comme une sorte de travailleur indépendant pour l’URSSAF, on est un peu à la limite du travail dissimulé même. Des sommes qui ne sont pas déclarées à l’URSSAF donc effectivement, il y a un vrai risque aussi pour le salarié.

Antoine Cheng : Donc ils risquent un redressement fiscal et également social si je comprends le message ?

Antoine Devresse : Si l’URSSAF arrive à démontrer que sciemment le salarié porté a participé au montage en ne payant pas toutes les cotisations, effectivement, à un moment donné, l’URSSAF pourra lui demander des comptes.

Antoine Cheng : On nous pose souvent la question concernant les paniers repas justement. Un travailleur par exemple en Île-de-France, qui est à 40 minutes de son domicile, est-ce que son panier repas est justifié en tant que grand déplacement ?

Antoine Devresse : Alors, tout à l’heure, on a évoqué ce point où il y a une circulaire de l’URSSAF qui vous dit « pendant les trois premiers mois, pas de problème », c’est possible. A partir du quatrième mois, l’URSSAF considère que le client est le lieu habituel de travail, donc là, seul le ticket restaurant est possible. Vous ne pouvez pas allouer le forfait de 20€ par jour pour le repas du midi.

Antoine Cheng : Très bien. Merci beaucoup Antoine pour votre participation, pour votre éclairage.

Antoine Devresse : Merci.