Aujourd’hui on vous présente Birdie Consulting ! Birdie consulting est une société de conseils aux entreprises. Elle vous accompagne tout au long de votre contrôle URSSAF. Nous avons réalisé en juin 2023 cette rencontre entre Antoine DEVRESSE, co-fondateur de Birdie Consulting et ancien inspecteur de l’Urssaf, et Antoine CHENG, directeur général de Portify. Le thème de cet échange portait sur les notes de frais en portage salarial et le contrôle Urssaf. Antoine Cheng : Bonjour, aujourd’hui nous avons le plaisir de recevoir Antoine Devresse, de la société Birdie Consulting. Bonjour Antoine ! Antoine Devresse : Bonjour ! Antoine Cheng : Est-ce que vous pouvez vous présenter, qui êtes-vous et qui est Birdie Consulting ? Antoine Devresse : Donc je suis Antoine Devresse, j’ai été inspecteur à l’URSSAF Île-de-France de 2003 à 2009. Ensuite j’ai été embauché dans un cabinet de conseil pour justement faire valoir tout cette expérience en tant qu’inspecteur. Et puis en 2017, j’ai co-fondé ma structure Birdie Consulting, qui est un organisme de formation avec Alexandre et Louise, ma sœur, on travaille tous les trois. Et on propose notamment des missions de conseil et des missions de formations de préparation au contrôle URSSAF. Antoine Cheng : D’accord, donc on peut dire que tout ce qui concerne l’activité contrôle de l’URSSAF, vous maîtrisez ? Antoine Devresse : [rire] C’est un peu mon métier en effet. Antoine Cheng : Merci d’avoir accepté notre invitation. Aujourd’hui on a comme thème tout ce qui concerne les notes de frais et le contrôle URSSAF pour nos salariés indépendants en portage salarial. Nous avons un certain nombre de questions que nous avons recueilli auprès de nos salariés.L’un des sujets le plus récurrent concerne les notes de frais. Donc je pense qu’en tant qu’ancien contrôleur URSSAF, c’est un sujet qui vous parle. Antoine Devresse : Tout à fait, c’est vrai que c’est un sujet de prédilection des URSSAF, les frais dans le portage salarial. Pour une raison simple, c’est qu’au même titre que dans les ESN, en fait l’URSSAF considère que pour une mission qui dure plus de trois mois, et bien au bout de trois mois, le lieu habituel de travail devient le client de votre salarié porté. Donc à ce moment-là, il n’est plus en situation de déplacement étant donné que c’est son lieu habituel de travail. Et donc vous ne pouvez plus rembourser de frais, notamment l’indemnité de 20€ et quelques par jour pour le repas du midi, et bien vous ne pouvez plus, parce que l’URSSAF considère que le salarié n’est pas en situation de déplacement. Seul le ticket restaurant ou l’accès à la cantine, par exemple, du client est possible. Vous ne pouvez plus lui donner l’indemnité forfaitaire de 20€. Antoine Cheng : Et bien ça c’est très, très, intéressant. Alors, on a un certain nombre de question posées par nos salariés. Justement, est-ce que en tant que consultant en portage, je peux faire tout type d’achats, je peux acheter ce que je veux ? Antoine Devresse : Et bien justement, non. Même si c’est un cadre particulier, le salarié porté, il reste salarié. Avec la législation sur les frais professionnels. On a parlé des repas, mais sur les autres sujets, les outils liés aux nouvelles technologies, les téléphones portables, les ordinateurs portables, les écrans, enfin tout ce qu’on veut. Il y a des limites prévues par les textes. C’est important aussi de savoir que ça reste la propriété de l’entreprise, si c’est l’entreprise qui les a achetés et bien, ça reste à l’entreprise. Elle les alloue aux salariés portés pour leur travail, mais s’ils devaient quitter l’entreprise par exemple et bien, ils sont censés rendre le matériel notamment. Antoine Cheng : Très bien. Donc ça veut dire qu’un salarié n’a pas le droit d’acheter plusieurs téléphones dans l’année par exemple ? Antoine Devresse : Non parce qu’effectivement, pour les téléphones, il y a une législation particulière sur le calcul d’un avantage en nature, lié à l’utilisation de ce téléphone. L’URSSAF considérera à un moment donné qu’il s’agit de prise en charge de dépenses personnelles, et donc il faudra payer des cotisations dessus, plus qu’un outil utile dans le cadre de son activité. Antoine Cheng : Très bien. Et une question récurrente également : j’ai besoin d’acheter un écran pour pouvoir travailler, est-ce qu’il y a des plafonds, est-ce que j’ai le droit d’acheter un écran par exemple à 5 000€ ? Antoine Devresse : Et bien là c’est pareil. L’URSSAF va considérer à un moment donné que ça peut être somptuaire, c’est pareil pour les repas, c’est pareil pour pleins de sujets, si c’est utile vraiment dans l’activité, pourquoi pas, si l’inspecteur a l’impression que ça va au-delà et que c’est vraiment une forme de rémunération déguisée, ce sera soumis à cotisation. Antoine Cheng : D’accord. Une fois que j’ai fait cet achat qui rentre dans le cadre de mon activité, est-ce que je dois produire des justificatifs ? Antoine Devresse : Alors, bien sûr. Tout à l’heure on parlait par exemple de l’indemnité de 20€ pour le repas du midi, il y a quelques sujets où l’URSSAF accepte les forfaits. Et encore il faut pouvoir les justifier par la réalité de l’activité, mais pour tous les autres sujets, il faut des justificatifs, vous ne pouvez pas dire à l’URSSAF : « Bah, tiens, c’était un écran », non, il faut la facture de l’achat de l’écran. L’inspecteur en cas de contrôle fonctionne sur des justificatifs, sur des notes de frais, sur la comptabilité, donc il va vouloir des justificatifs. Antoine Cheng : Très bien. Un autre sujet récurrent, de nos salariés en portage, cela concerne les frais kilométriques, les indemnités kilométriques, et notamment en Île-de-France, qui est un cas particulier par rapport à la province. Quelle est votre vision ? Antoine Devresse : Et bien sur les indemnités kilométriques, c’est un peu ce qu’on disait tout à l’heure pour les repas, pendant les trois premiers mois de la mission, l’URSSAF considère que le salarié est en situation